銷售代表如何發(fā)內(nèi)部郵件
如果一個項目稍大一點,就會需要協(xié)同公司其他人員共同作戰(zhàn),這時,沖在最前面的業(yè)代就要根據(jù)銷售進展在公司內(nèi)部做匯報、協(xié)調(diào)、安排。發(fā)郵件在這里成為最常用的工具,郵件發(fā)得好不好,會直接影響業(yè)代獲得的支持和配合。
郵件的基本要求是簡潔、清楚。工作郵件和情書正相反,情書越長越好,工作郵件越短越棒,最好不超過一百字。官話廢話套話一字不說,業(yè)務(wù)情況也是長話短說。第一段問候、開頭、主題、目的,空一行開始說事,一件事一段,四件事就四段,每段前面標上1、2、3、4,一目了然,簡單明了。那種寫郵件不分段的毛病一定要改,那會直接增加閱讀難度,別人會一邊看一邊罵,業(yè)代的人緣就這樣毀了。
內(nèi)部工作郵件有以下幾種。
一是進程匯報郵件。首先致謝:“感謝各位領(lǐng)導(dǎo)和專家的關(guān)注和支持,經(jīng)各位指導(dǎo)和共同努力,某某電信的項目有了新的進展,特向各位匯報。”然后將進展情況、公司內(nèi)的參與人、下步計劃逐一簡潔說明,最后請大家提供更多指導(dǎo)和支持。這種郵件的主要作用是總結(jié)匯報,有些“告知”的意思。銷售中的很多事情即使業(yè)代不說,大家也會道聽途說;現(xiàn)在正式發(fā)個郵件,不僅增加其他人員的參與感,讓對方感覺被重視,還有利于協(xié)調(diào)資源和后續(xù)跟進。這種郵件最好不要把話說得太滿,給自己留些余地;畢竟是發(fā)給項目組所有人,不要弄得打了包票的話最終實現(xiàn)不了,自己的臉也不好放。所以原則上只說客觀發(fā)生的事實,盡量不摻雜自己的判斷或想法,如果有必要預(yù)測進度,可以說“進展正常,估計應(yīng)該一月份有結(jié)果。”而不說“應(yīng)該一月份能搞定。”這種進程匯報郵件可以發(fā)給項目組所有人。
二是行動計劃郵件。這是關(guān)于我們下一步要采取什么動作的內(nèi)部郵件,要說明這次行動的目標和對象、計劃和分工,還要強調(diào)注意事項,有些行動,可以做不成但不要做砸,可以沒成果但不要出差錯,所以一定要小心注意。在行動計劃中可能會請出我們公司的某位高管去見客戶的某位高層,那么在郵件中說到這位自己的高管時,稱謂可以有意抬高些,讓他知道“我業(yè)代是這樣向客戶介紹你的”,這樣業(yè)代就給自己的高管留下了“會辦事”的印象。這種郵件發(fā)送的范圍要小些,給直接參與行動的同事、加上他們的上級就行了。
三是關(guān)鍵策略郵件。這是關(guān)于客戶關(guān)鍵人的最新動向、關(guān)于競爭對手的最新動向、關(guān)于應(yīng)對競爭者的最新策略等重要信息的郵件。因為事關(guān)重大,所以只發(fā)給自己的上司,讓他及時知道做決定;甚至就不發(fā)郵件,當面向上司匯報,因為郵件有可能被人監(jiān)控,雖然這種事情發(fā)生的概率很小,能防還是要防。
為什么上面三種郵件我們都要強調(diào)發(fā)送范圍?因為稍大的項目公司都要成立項目組,高層領(lǐng)導(dǎo)掛帥,事業(yè)部和大區(qū)領(lǐng)導(dǎo)重視關(guān)注,各部門人員協(xié)同配合,如此一個團隊作戰(zhàn),這么多人參與,而競爭環(huán)境又復(fù)雜,競爭對手會無孔不入,所以保密意識十分重要。事實上,無間道在銷售行業(yè)里司空見慣,雖然不至于把每個人都看成壞人,但保持一顆謹慎的心只有好處沒有壞處。